SharePoint come strumento di collaborazione

SharePoint come strumento di collaborazione

Scritto da Daniele Sichetti pubblicato in Office automation il 12 November 2017

"Mettersi insieme è un inizio, rimanere insieme è un progresso, lavorare insieme un successo." [Henry Ford]

SharePoint è il CMS (Content Management System) sviluppato da Microsoft, che permette la creazione e distribuzione di Intranet aziendali per favorire e agevolare la collaborazione sia all'interno che all'esterno dell'azienda.

Alcune delle funzionalità messe a disposizione sono:

  • Archiviazione Documentale: è possibile archiviare i documenti su cui si sta lavorando e SharePoint penserà a tenere traccia delle modifiche effettuate e alla gestione delle versioni del file, dando la possibilità di ripristinare versioni precedenti, quando necessario.
  • Condivisione: è possibile condividere file, cartelle, notizie, eventi sia con personale interno all'azienda che con personale esterno in tutta sicurezza, potendo scegliere le modalità della condivisione (solo in visualizzazione, permettendo la modifica o limitando il tempo di condivisione)
  • Collaborazione Simultanea: è possibile collaborare, con un collega o un soggetto esterno all'organizzazione, contemporaneamente su uno stesso documento, visualizzando in tempo reale le modifiche effettuate da entrambi così da poterle discutere e valutare insieme.
  • Sincronizzazione Offline: è possibile sincronizzare i propri file sia su SharePoint che sul proprio PC in modo da poter lavorare sui documenti anche in assenza di connessione o quando si è fuori dall'ufficio, questi verranno automaticamente sincronizzati quando il PC sarà di nuovo connesso ad internet.
  • Gestione dei Workflow: è possibile gestire il workflow di approvazione di un documento in modo totalmente automatico. Quando un documento viene creato è possibile specificare chi deve essere il revisore e automaticamente riceverà un'e-mail per approvare o rifiutare il documento creato. E' anche possibile creare altri tipi di workflow personalizzati in base alle necessità dell'azienda.

Inoltre quando non si ha a disposizione un PC è possibile continuare a collaborare anche da Smartphone poichè SharePoint è anche Mobile.

Anche in TeknoPeople utilizziamo SharePoint come intranet aziendale e grazie agli strumenti di sviluppo messi a disposizione abbiamo realizzato dei tool per semplificare e automatizzare alcuni processi aziendali, tra cui:

  • B-Zone: tool per centralizzare tutti i contatti di clienti e fornitori con sistema di rating per poter scegliere meglio a chi affidarsi e raggiungere più facilmente le pagine di supporto.
  • Gesto: tool per la gestione dei contratti attivi e delle scadenze con reports per la visualizzazione di entrate e uscite.
  • Certo: tool per la gestione delle non conformità aziendali.

 

 

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